POR DONDE MENOS ESPERA SALTA LA LIEBRE

El principio de Pareto, 80/20, establece que un fenómeno es eliminado si resolvemos el 20% de las causas que lo están originando. En otras palabras, para lograr lo mucho hay que focalizarse en lo poco que está generando el mayor impacto. Pareto nos invita a priorizar, a disminuir nuestro campo de análisis y centrarnos en lo poco crítico. Pero: ¿Por qué estoy hablando de Pareto? Muy sencillo, porque olvidamos aplicar su principio, perdemos el foco y multiplicamos los ejes de trabajo, como quien quiere capturar cada liebre que salta.

Este fue el caso recientemente en  una empresa. Los ejes de trabajo se multiplicaron, la prioridad y alineación de las actividades se fueron perdiendo en la urgencia de abarcar cada nueva necesidad. Por lo general esto conduce a fatiga y frustración por resultados poco contundentes y demorados respecto al objetivo clave de avance. ¿Cómo evitar caer en esta proyectitis, o multiplicación de proyectos en la organización?

La visión es más que un edicto

El fenómeno de proyectitis es fundamentalmente consecuencia de falla en la visión y del liderazgo que la ejecuta. Por definición, líder es alguien capaz de tener seguidores a través de una visión de futuro clara y de los pasos para alcanzarla. La visión representa el ideal positivo que quiere lograr la organización en un periodo. A su vez, los objetivos claves de avance, o breackthrough objectives en inglés, se desprenden de la visión y miden el avance hacia este estado ideal. Estos objetivos breacktrhough permiten desplegar la estrategia en la organización y alinear cada actividad.

The Vision enables organizations to define their ideal state of being. Done correctly, this Vision will inspire and motivate each and every employee to perform at their very best. The Vision will also help us define the goals and objectives of the organization as it brings clarity to what the future will look like.

La visión no es un edicto en una pared sino el elemento que permite alinear todo el personal hacia unos objetivos claves de la compañía. En el universo LEAN este proceso de desglose y de gestión es conocido como HOSHIN KANRI. Realizado correctamente, HOSHIN permite planear cada actividad eliminando el fenómeno de proyectitis.

HOSHIN no es planeación estratégica

La interpretación más cercana en español para definir HOSHIN KANRI seria desglose estratégico. Este proceso no es excluyente de la planeación estratégica realizada por la organización, al contrario puede y debería complementarla.

El proceso HOSHIN busca convertir los  indicadores claves KPI’s en indicadores operacionales OPI’s, llevándolos a  cada nivel de la organización a través de un proceso conocido en inglés como catch ball. Este proceso permite definir los objetivos, las acciones y los compromisos necesarios a través de una conversación fluida, de ida y vuelta, entre el líder y personal de cada área.

Habiendo definido los objetivos claves de avance y los indicadores OPI’s en cada área, ahora si aplique el principio de Pareto: ¿Cómo impacta esta actividad en mi objetivo clave de avance? Si lo está impactando: ¿En cuánto impacta en mi indicador? ¿Esta actividad hace parte de las prioridades?

Una vez que haya decidido iniciar un nuevo grupo o eje de trabajo destine los recursos necesarios para su ejecución y establezca los métodos y frecuencia de control y seguimiento.  Retrasos o prolongaciones en su desarrollo pueden igualmente desmotivar los equipos y comprometer el logro del objetivo clave de avance. Por último les dejo esta frase que encontré en un blog.

A good rule is to think about the effect what you are about to do will have on the folks around you. You can’t go wrong with thoughts like this.

No entre más focos de trabajo hayan los resultados  van a ser más importantes, al contrario, los puede poner en riesgo. Antes de iniciar el despliegue LEAN es necesario alinear la estrategia a los indicadores claves de avance, breackthrough, y desglosar estos indicadores en la organización, proceso HOSHIN. Una vez que estén definidos la visión y los objetivos claves, ahora si puede preguntarse: ¿Por dónde debo iniciar?

Priorice cada actividad utilizando el principio de Pareto 80/20, no olvide que sus recursos son limitados  y que este modelo de gestión es nuevo para la organización. Planee cada actividad, el objetivo no es salir a atrapar cada liebre que salta.

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1 comentario en “POR DONDE MENOS ESPERA SALTA LA LIEBRE”

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