TARJETAS DE GESTIÓN VISUAL: KANBAN

KanBan es la palabra en japonés para tarjeta.  Kan que quiere decir visual, y Ban tarjeta. Las kanban son un excelente ejemplo de gestión visual en el gemba y una de las herramientas principales para el despliegue del just in time JIT, pilar de Lean.  Al igual que en industria de manufactura, las kanban pueden ser utilizadas en procesos administrativos para balancear, programar y controlar la ejecución de actividades.

Hace unas semanas implementamos un tablero kanban para la gestión administrativa en oficina. A continuación, el tablero que puede servirle de guía para planear sus actividades diarias.

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El objetivo del tablero kanban es organizar las actividades que se deben realizar. La prioridad está dada por la importancia y por el tipo de actividad. Por ejemplo, comercial, administrativa, responder correo, etc. Las actividades comerciales se planean en horarios de 11 a 12 am o de 3 a 4 pm de cada día. La revisión y respuesta de correo se programa a primeras horas de la mañana de 8 a 9 am, al medio día de 1 a 2 pm y de 4 a 5 pm en la tarde. Por último, el desarrollo de nuevos productos se puede realizar entre 9 y 10 am y de 2 a 3 pm de la tarde.

La planeación de actividades usando el tablero kanban permite balancear los recursos y optimizar el tiempo empleado en cada actividad. Si otras etapas son necesarias en el proceso, el tablero permite alinear las actividades de cada una. Es decir, que la prioridad de cada estación en la línea sea la misma, de esta manera evitar inventarios o sobre producción entre dos etapas.

El tablero es planeado una vez por semana los días jueves. Este día el personal de la oficina se reúne para listar las actividades a realizar durante la siguiente semana y definir su prioridad. Luego, al finalizar cada día, el tablero se actualiza y revisan las actividades para la jornada siguiente. Si es necesario, este el momento de ajustar o modificar la prioridad de alguna actividad.

Cada tipo de actividad está identificada por un color. Por ejemplo, el rojo hace referencia a toda función comercial (hacer llamadas a clientes, ofrecer portafolio, enviar campañas de mailing), el color verde hace referencia al diseño y desarrollo de nuevos productos, etc.

Balancear las actividades permite al personal avanzar en diferentes frentes evitando concentrarse en uno solo. Es decir, aumentar la flexibilidad.

Al inicio de cada día el personal toma la primera tarjeta y ejecuta la tarea. La tarjeta se desplaza en el tablero a la zona de “en curso”. Una vez finalizada, la tarjeta es llevada al área de “hecho” y el personal puede iniciar la siguiente tarea.

Otro beneficio del tablero kanban es que permite descomponer una gran actividad en diferentes tareas. Por ejemplo: Preparar evento de productividad. Para esta preparación primero hay que reservar un salón, desarrollar un brochure, confirmar a los asistentes, recibir las inscripciones, imprimir el material, etc. Este listado permite asegurar la excelente preparación del evento, sin generar sobre costos por algún olvido o emergencia u otra pérdida asociada.

Por último, el tablero es una herramienta de control. Al final de un periodo permite saber en qué tipo de actividad se ha concentrado el trabajo, si se ha respetado la prioridad definida o la urgencia es la que ocupa la mayor cantidad de tiempo y cuáles han sido las actividades más demoradas o complejas para poder analizar su causa raíz.

Las kanban son una fuerte herramienta de gestión visual que puede ser aplicada en todo tipo de proceso para asegurar su alineación. Su implementación permite evolucionar nuestra labor, de la urgencia e imprevisto a la planeación de cada tarea en función de su impacto y prioridad.

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